Projekte im Rahmen der Digitalisierung umsetzungsstark managen

Die Digitalisierung verändert die Wirtschaft und die Gesellschaft nachhaltig. Das Projektmanagement und die Zusammenarbeit von Projektteams sind in diese Entwicklung eingeschlossen.

19. November 2019 Blog, Digitalisierung, Prozesse Karsten Knechtel


Kennen Sie dieses Argument: „Wenn Ihr im Projekt nicht vorankommt, dann macht es doch einfach agil. So seid Ihr schneller fertig und es wird kostengünstiger.“. So oder so ähnlich hört man es in Unternehmen immer wieder, auch und gerade in Zeiten der Digitalisierung. Aber es ist eben nur die halbe Wahrheit. Weshalb, darum soll es u.a. in diesem Artikel gehen. Die Digitalisierung verändert die Wirtschaft und die Gesellschaft nachhaltig. Das Projektmanagement und die Zusammenarbeit von Projektteams sind in diese Entwicklung eingeschlossen. Dabei werden Anforderungen, die es auch bereits in der Vergangenheit gab, noch stärker, aber auch greifbarer und damit lösbarer.

Unter den Bedingungen der Digitalisierung agieren Menschen in immer größerem Ausmaß in einer komplex vernetzten Welt. Die so genannte Industrie 4.0 begründet hierfür völlig neue Bedingungen und Möglichkeiten. Zu diesen zählen beispielsweise:

  • Einbindung von Lieferanten, Kunden und anderen Geschäftspartnern in die Wertschöpfungskette des einzelnen Unternehmens
  • Produkthybridisierung durch die Integration von Produktions- und Serviceprozessen       
  • Selbstorganisation und Autonomie von Prozessen durch das Internet der Dinge
  • Digitale Geschäfts- und Kollaborationsmodelle

Auf der Basis dieser Bedingungen entstehen völlig neue Geschäftsmodelle. Beispiele hierfür sind Unternehmen wie Amazon, Uber oder AirBnB. Sie stellen keine Produkte her, sondern bieten ihren Kunden eine Plattform, um sich miteinander zu vernetzen und Geschäftsbeziehungen einzugehen. In den etablierten Branchen verändert die Digitalisierung nicht nur die Rahmenbedingungen für das Geschäftsmodell der Unternehmen, sondern auch für interne Kollaborationsprozesse sowie die Entwicklung von Produkten. Wie aber setzt man z.B. solche neuen Geschäftsmodelle in Projekten um?

Der FAZ sagte der ehemalige Daimler-Chef Dieter Zetsche hierzu in einem Interview, dass es Ziel seines Unternehmens sei, durch neue Strukturen zumindest in Teilbereichen wie ein Startup zu agieren. Mehr oder weniger zeitgleich hat auch BMW angekündigt, starre Hierarchien aufzulösen und stattdessen schnelles, agiles und integriertes Arbeiten zu unterstützen. In diesem Kontext ist im Unternehmen von einem “liquiden Multi-Projektmanagement” die Rede. Dieser Ansatz soll erlauben, die Kompetenzen und Ressourcen für Projekte sehr flexibel festzulegen.

Agiles Projektmanagement und Digitalisierung

Scrum, eine heute fest etablierte Projektmanagement-Methode, basiert auf dem “Manifesto for Agile Software Development”, das durch 17 US-amerikanische IT-Experten im Jahr 2001 entwickelt wurde. Es fasst die Anforderungen an agiles Projektmanagement im Zeitalter der Digitalisierung in exemplarischer Form zusammen.

Zentrale Punkte des Manifestos sind:

  • Vorrang von Individuen und Interaktionen gegenüber Instrumenten und Prozessen
  • Konsequente Kundenorientierung
  • Transparenz bei den vorhandenen Informationen
  • Offenheit für Veränderungen, wenn sie im Projektverlauf nötig werden
  • Kollaboration in weitgehend autonomen, sich selbst organisierenden Teams

Digitale Veränderungen im Projektmanagement

Ein Vorteil des Projektmanagements in digitalen Zeiten besteht in den Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten sowie in der Möglichkeit zur Bündelung der verfügbaren Ressourcen. Die Projektbeteiligten sind in der Lage, sich am PC, aber auch über mobile Apps umfassend und in Echtzeit zu vernetzen, durch digitale Technologien zu kollaborieren und den gesamten Projektverlauf im virtuellen Raum zu dokumentieren. Hierdurch ist es auch möglich, weitere Projektpartner auf effiziente und unkomplizierte Art und Weise in die Projektarbeit zu integrieren.

1.      Priorisierung gewinnt noch stärker an Bedeutung

Allerdings wird es für die Unternehmen und die einzelnen Projektteams im Rahmen der Digitalisierung auch immer schwieriger, Prioritäten zu setzen und sich auf Schlüsselprojekte sowie – innerhalb eines gegebenen Projektes – auf wirklich relevante Kernaufgaben zu fokussieren. Prioritäten zu setzen ist heute eine Herausforderung, der sich sowohl Projektmanager als auch Unternehmensleitungen stellen müssen. Sie definiert eine Grundanforderung an erfolgreiches Projektmanagement in der digitalen Ära – im Kern geht es hier um eine effiziente, transparente, fokussierte, datengestützte Verwaltung aller projektbezogenen Prozesse und Ressourcen.

Dabei müssen sich Unternehmen die Frage stellen: „Welches Projekt wird einen einschlagenden Erfolg haben? Und welches Projekt können wir vorerst auch bleiben lassen?“ 

Folgende Punkte sollten Sie dabei beachten:

  • Es braucht klare und robuste Prioritäten, die für alle Mitarbeiter im Unternehmen jederzeit transparent sind und nicht ständig wechseln. Und wenn sie wechseln, dann mit einer transparenten Begründung.
  • Der richtige Fokus, abgeleitet aus der Unternehmensstrategie, hilft zu entscheiden, welches der Projekte die größte Auswirkung haben und deshalb in Angriff genommen werden soll.
  •  Den priorisierten Projekten werden ausreichend Ressourcen zugeordnet, die ununterbrochen arbeiten können und nicht vorzeitig abgezogen werden.

Die Anzahl interner Projekte darf nicht überladen werden, die Anzahl aktiver Projekte wird auf ein sinnvolles Niveau reduziert und auch dort belassen! Dieser Grundsatz hilft, Projekte wirklich zum Erfolg zu führen und nicht mit vielen Projekten zu starten und keines wirklich fertig zu bekommen.

Wenn die vereinbarten Prioritäten befolgt werden, wird verhindert, dass Projekte um Ressourcen konkurrieren (oder sie voneinander abziehen). Zudem werden so Verbesserungsinitiativen schneller spürbare Resultate erzielen – ein entscheidender Faktor, um den Erfolg eines Projektes zu messen und die Mitarbeiter zu motivieren.

2.      Das Projektteam braucht neue Kompetenzprofile

Gleichzeitig verändern sich die Anforderungen an Projektmanager und Projektmitarbeiter. Teamarbeit und ein produktiver Umgang mit Herausforderungen und Probleme werden für den Projekterfolg stärker als bisher erfolgsentscheidend. Um diese Aufgaben zu meistern, müssen alle Mitglieder von Projektteams nicht nur über fachliche Qualifikationen, sondern ebenso über kommunikative Fähigkeiten, persönliche Flexibilität und soziale Kompetenzen verfügen. Kollaboration in digitalen Zeiten braucht Teamplayer mehr denn je, um erfolgreich zu sein.

3.      Die Aufmerksamkeit der Topmanager

Management-Attention wird an immer mehr Stellen gleichzeitig gefordert und das in einer Form, wie sie bisher nicht überall so üblich war. Es geht nicht mehr darum an Lenkungskreisen teilzunehmen und dabei eine empfohlene Entscheidungsvariante zu beschließen, sondern sich auch (wenigstens punktuell) konkret in Projekten einzubringen, in Diskussion aktiv dabei zu sein und nicht nur Präsentationen für eine Entscheidung zu erwarten. Das stärkt nicht nur die Motivation der Projektmitglieder, sondern steigert in den meisten Fällen auch die Produktivität der Projekte. Die Teilnehme von Topmanagern an einem Stand-up des Projektteams hilft oftmals allen Beteiligten mehr, als tagelange Vorbereitungen von Lenkungskreisen.

Das Argument vom Anfang des Artikels: „Wenn Ihr im Projekt nicht vorankommt, dann macht es doch einfach agil. So seid Ihr schneller fertig und es wird kostengünstiger.“ ist somit nicht unwahr, aber es braucht mehr dazu, als einfach nur agil zu managen. Aus einer Vielzahl von Projekten, die wir zu einem Erfolg führen konnten, haben wir Erfahrungen sammeln dürfen, die uns erlauben, auch in schwierigen Projektsituationen nachhaltige Erfolge zu erzielen.