Konkret - wie Prozesse digitalisiert werden

Cooperate to digitize – Process und Opus Capita

01. April 2019 Blog, Digitalisierung, Prozesse O. Hoffmann-Process / Th. Rohn-Opus Capita


Die Digitalisierung von Prozessen kann sehr vielschichtig sein und braucht für ihren Erfolg spezifisches Wissen aus den verschiedensten Disziplinen. Das Verständnis von Geschäftsmodellen, prozessualen Abläufen und Organisationsstrukturen ist ebenso erforderlich, wie das Programmieren von Software und Apps und der Aufbau passender IT-Infrastrukturen. Daneben kommen in der Analyse von Daten Spezialfähigkeiten in den Bereichen Mathematik und Statistik hinzu. Doch wie ist das konkrete Vorgehen bei der Digitalisierung von Prozessen, um wirklich erfolgreich zu sein?

Schwerpunkte bei der Digitalisierung von Prozessen

Im Verlauf der Transformationen zu einem digitalen Prozess werden hauptsächlich drei Themengebiete in Zusammenhang mit der Nutzung von Technologie immer wieder betrachtet:

  • Erstens Big Data, als Stichwort für die Analyse und Nutzbarmachung von vorhandenen und neuen Daten innerhalb der Wertschöpfungskette.
  • Zweitens die Automatisierung von bestehenden Abläufen zur Erhöhung der Effizienz und Qualität der unterliegenden Prozesse und Arbeitsschritte sowie
  • Drittens die Nutzung von „Künstlicher Intelligenz/Expertensystemen“ für das Treffen von Entscheidungen innerhalb eines Geschäftsprozesses.

Daten und Informationen werden überall erzeugt und sind in den verschiedensten Quellen und IT-Systemen abgespeichert. Es können auch zusätzliche Erkenntnisse aus der Nutzung neuer Quellen, wie sozialen Netzwerken, gewonnen werden. Bevor es jedoch soweit ist, dass man in den Prozess des „Data Mining“ (das Generieren von „Wissen“) einsteigen kann, sollte man sich einen Überblick darüber verschaffen, auf welche Datenbasis man überhaupt stößt. Diesen Überblick erhält man durch eine Analyse der Systeme und Prozesse, die aktuell genutzt und gelebt werden. Die Hauptfragen sind hier, welche Informationen in den Prozessen erzeugt und wo diese in welcher Qualität gespeichert werden. Daneben sollte man immer ein offenes Auge für Informationen haben, die zwar in den Prozessen generiert, aber nicht abgelegt werden. Beispiele hierfür sind weiterführende Informationen zu Prozessdaten wie Mengen, Durchlaufzeiten oder Korrekturen. Wenn diese Fragen beantwortet sind, entsteht ein Big Picture an vorhandenen Informationen. Ab diesem Zeitpunkt kann man, mit Hilfe von statistischen Methoden, neue Erkenntnisse über die Daten gewinnen und diese zur Stärkung der Unternehmensprozesse einsetzen.

Die zwei weiteren Schwerpunkte bei der Digitalisierung von Prozessen bestehen in  der Automatisierung des Prozesses und dem IT- oder sogar KI-unterstützten (KI – Künstliche Intelligenz) Treffen von Entscheidungen in den Geschäftsprozessen.

An vielen Stellen entstehen in Prozessen manuelle Aufwände, die Zeit und Ressourcen kosten. Hier ergeben sich immer wieder Möglichkeiten, Systeme und Tools zu nutzen, um die Abläufe und Entscheidungen automatisiert durchlaufen zu lassen. Zum anderen sind innerhalb der Prozesse  Entscheidungen zu identifizieren, die aktuell von entsprechenden Fachkräften erfolgen müssen, aber durch Standardisierung zukünftig nicht mehr manuell getroffen werden müssten. Zur Identifikation dieser Potentiale analysieren wir zuerst den Ist-Zustandes, um dann die einzelnen Funktionen und Entscheidungen des Prozesses auf ihre potenzielle „Eignung“ bzgl. einer Digitalisierung zu prüfen. Dies erfolgt anhand folgender Kriterien bzw. Fragestellungen:

  • Standardisierung: Folgen die auszuführenden Aktivitäten und zu treffenden Entscheidungen eindeutigen Regeln?
  • Häufigkeit: Wird der Schritt häufig durchlaufen, bzw. wiederholt?
  • Verfügbarkeit der Entscheidungskriterien: Liegen die notwendigen Informationen zur Durchführung oder Entscheidung vor?
  • Einsparpotenzial: Wie viel manueller Aufwand steckt im Ist in der Durchführung der Arbeitsschritte?

Sind die Kriterien stark ausgeprägt bzw. erfüllt ein Arbeitsschritt die Mehrheit der genannten Kriterien, eignet er sich potenziell für die Digitalisierung. Wenn das nicht der Fall ist, hinterfragen wir, warum z.B. eindeutige Regeln und Standards im Geschäftsprozess nicht vorliegen oder vorliegen können.

Kooperation zu Ihrem Vorteil bei der Digitalisierung von Prozessen

Process Consulting hat über die Jahre ein breites Netzwerk an Kooperationen und Partnern aufgebaut, um unseren Kunden vollumfängliche und ganzheitliche Beratungs- und Umsetzungskompetenzen anbieten zu können. Die jeweiligen Spezialisierungen in den Kernkompetenzen erzielen für den Kunden einen maximalen Mehrwert und liefern maßgeschneiderte Lösungen. Genau diese Bündelung von Kompetenzen ermöglicht es, genau auf die einzelnen Bedürfnisse der Kunden einzugehen.

Das Zusammenspiel und die Auswahl von geeigneten innovativen Technologietreibern ist eine wesentliche Herausforderung. Die Nähe zur Start Up Szene und kreativen Ausgründungen ist ebenso selbstverständlich wie der Austausch mit etablierten Anbietern. Dieser Austausch bietet ein ideales Umfeld für die Entwicklung von neuen Ideen und Leistungen für unsere Kunden.

Als neuen Partner hat Process Consulting ein Unternehmen hinzugewonnen, das sich in seinem Geschäftsfeld bereits zu einem Top Player entwickelt hat. Die OpusCapita Software GmbH unterstützt die Digitalisierungsstrategie seiner global agierenden Kunden und speziell die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Sie stellt hierzu eine umfassende Order to Cash (OTC) Lösung bereit.

Diese cloudbasierte Plattform für Sourcing, Procurement, Kreditorenbuchhaltung und Ausgabenmanagement optimiert nicht nur die unternehmensinternen Prozesse, sondern bietet auch die Möglichkeit, Käufer und Lieferanten zu verbinden. So kann z.B. der Austausch von Geschäftsdokumenten und das E-Invoicing automatisiert erfolgen.

Process Consulting und OpusCapita bündeln ihre Kompetenzen, um Kunden neue Lösungen aufzuzeigen und diese ganzheitlich umzusetzen. Als eines von vielen digitalen Handlungsfeldern sind die Geschäftsprozesse rund um Bestellungen und Bezahlung, ob intern oder extern, ob in Haupt- oder Nebenprozessen, ein wichtiger Faktor zur Steigerung von Transparenz und Sicherheit. Durch die Kombination aus Software und Organisation schaffen Unternehmen es, einen anderen Betrachtungswinkel auf bestehende Abläufe einzunehmen und durch ein „Neudenken“ der Zusammenarbeit mit dem Kunden bzw. zwischen Abteilungen und sich damit effizienter und zukunftsorientiert aufzustellen.