IST KLASSISCHES PROJEKTMANAGEMENT OUT?

Vor der Durchführung von Projekten stellt sich die Frage, welche Projektmanagementmethode angewendet wird!

17. Juni 2020 Blog, Prozesse, Neue Organisation, Agiles Management Gunnar Gipp


Vor der Durchführung von Projekten werden wir immer nach der anzuwendenden Projektmanagementmethode gefragt. Diese Frage zu beantworten ist keine Bauchentscheidung und schon gar nicht trivial. Gerade in den letzten Jahren ist der Wunsch nach agilen Umsetzungen stark gestiegen – agile Methoden sind im Trend. Die richtige Wahl der Umsetzungsmethode für ein Projekt und wie diese zur Unternehmenskultur passt, ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Projekte sollen in Budget, Time, Quality und mit Spaß erfolgreich abgeschlossen werden. Die Leistungsfähigkeit einer Projektorganisation wird dabei im Wesentlichen von der Interaktion, dem Zusammenspiel des Teams und den Spielregeln bestimmt. Die Antworten auf die Fragen „Wie arbeiten wir zusammen?“ und „Welche Methoden passen zu uns?“ sind daher elementar für den Projekterfolg.

Aber welche Methoden zur Projektumsetzung gibt es und was bieten sie? 

Klassisches Projektmanagement

Argumente für den Einsatz von klassischem Projektmanagementmethoden gibt es viele. „Das haben wir immer schon so gemacht.“, „Das funktioniert bei uns, never change a running system.“ oder „Die Projektlaufzeit muss ich fest planen können.“ sind nur einige Beispiele. Richtig ist, dass vieles für den Einsatz von klassischen Projektmanagementelementen spricht. Etablierte Methoden funktionieren und sind schnell einsetzbar. Diese Standards sind weit verbreitet, allen bekannt und ein Change in der Arbeitsweise ist nicht erforderlich - das Team kann sich gleich zu Beginn auf die Projektarbeit fokussieren. 

Das klassische Projektmanagement entspringt einer Zeit mit Großprojekten von langer Dauer und einem hohen mechanischem Anteil, beispielsweise dem Bau von Anlagen. Die Erreichung festdefinierter Ziele steht hierbei im Fokus und wird von einer klaren Projektorganisation unterstützt. Meilensteine, Lenkungsausschüsse und Statusberichte sind fester Bestandteil des Projekts und geben die Richtung vor. 

Agiles Projektmanagement

Agile Methoden sind „im Trend“ – denn alle sind oder wollen agil sein. Im Zuge der Digitalisierung finden sich diese Themen sogar teilweise in den Unternehmenszielen wieder. 

Der Ursprung dieses Trends liegt in der Softwareentwicklung. Diese Projekte dort haben tendenziell eine kürzere Laufzeit als die klassischen Großprojekte. Hier steht nicht ein festes Ziel im Sinne einer klar beschriebenen Lösung im Vordergrund, sondern die Flexibilität in der Zielerreichung und der Nutzen für den Kunden. Änderungen sind kurzfristig nicht nur möglich oder zu erwarten, sie sind sogar willkommen und an bestehenden bzw. überholten Plänen wird nicht aus Selbstzweck heraus festgehalten. Der mögliche, ständige Wandel ist quasi im Projektmanagement eine „feste Größe“. 

Stand-Ups, Reviews und Kanban-Boards erhöhen die Interaktion in Teams. Sie verbessern die Arbeitsorganisation und die Prozesse, überwinden Schnittstellen, teilen Wissen und Arbeitsfortschritt. Die Synchronisation des Arbeitsstands im Team erfolgt permanent und führt zur Steigerung der Qualität. Die Vorteile liegen auf der Hand. Die Umstellungen für Projektteam und Stakeholder sind jedoch umfangreich und es bieten sich Übungen mittels Pilotprojekte an. Fehler sind erlaubt - in offenen „Retros“ wird konstruktiv mit ihnen umgegangen und die Organisation der Zusammenarbeit innerhalb der Teams wird verbessert. Diesem Change muss jedoch Zeit gegeben werden – der Schalter kann nicht einfach von heute auf morgen umgelegt werden.  

Wann nutze ich was - Faktor Mindset

Die Methode ist immer nur eine Unterstützung, eine Hilfe zur Erreichung eines Vorhabens. Daher ist der Einsatz bzw. die Auswahl der geeigneten Methode nicht obligatorisch, sondern immer nur die logische Konsequenz aus der Zusammensetzung des Teams bzw. der Unternehmenskultur, der Arbeitsweise und der Projektart.  

Die Vorteile einer agilen Projektmanagementmethode sind offensichtlich. Doch in der Praxis stellt man häufig fest, dass in vielen Branchen oder Bereichen eine agile Arbeitsweise nicht gewünscht ist. Transparenz, Offenheit, Digitalisierung und tägliche Stand-Ups hören sich modern an, sind aber oft unbeliebt. Starre Strukturen und ein „Non-Agile-Mindset“ sind die größten Gegner der Agilität. Eine Change hat oftmals noch nicht stattgefunden und retardierte Strukturen bestimmen die Zusammenarbeit auf allen Unternehmensebenen. 

Für erfolgreiches, agiles Projektmanagement müssen alle Beteiligten ihre Arbeitsstände transparent zur Verfügung stellen und offen mit eigenen und Fehlern anderer umgehen. Im Unterschied zu klassischen Projekten wird hier teilweise wie bei einer „Black-Box“ nur zu Meilensteinen und Lenkungsausschüssen der Arbeitsstand offengelegt; Probleme oder Projektverzug werden nicht offen kommuniziert. 

Das Mindset des Teams ist zu hinterfragen. Der Zuspruch oder der Widerstand des Teams zur eingesetzten Methode ist entscheidend für den Projekterfolg oder -misserfolg. 

Fazit

Die Projektinitiierung sollte sich ein klares Bild von den Anforderungen an eine anzuwendenden Projektmanagementmethode machen und dabei Parameter wie Projektart, -größe, -dauer und Unternehmenskultur bei der Wahl des richtigen Vorgehens zur Realisierung einfließen lassen. Die Entscheidung hierzu ist von allen Verantwortlichen gemeinsam zu tragen und in der operativen Umsetzung ist laufend zu überprüfen, ob der eingeschlagene Pfad zum Ziel führt oder Nachschärfungen der Methode erforderlich sind. Zum Teil finden sich in der Praxis auch hybride Projektmanagementmethoden, die individuelle Projektanforderungen besser erfüllen können. 

Wir begleiten Sie gerne bei der Methodenauswahl und Durchführung von klassischen und agilen Projekten.

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Bleiben Sie gesund, Ihr Process Team!