Ein Business-Sprint bei Process Consulting

Erfahrungsbericht

02. November 2018 Blog, Neue Organisation, Agiles Management Claudia Holzkämper


Am Anfang unserer „Laufbahn“ als Agiles Unternehmen im Jahr 2015 starteten wir nach unserem initialen Strategiemeeting auch den ersten Business-Sprint, mit einer Laufzeit von vier Monaten.

Nach allgemeiner anfänglicher Euphorie möglichst viele der tollen erarbeiteten Ideen und somit Strategischen Initiativen (SI) gleichzeitig auf den Weg zu bringen, merkten wir schnell, dass jeder Einzelne, nicht unerheblich zusätzliche Verantwortung und zeitliche Aufwände auf sich nimmt, ein Zeichen von Empowerment. Unser erster SPRINT war in der Praxis angekommen!

Die Begeisterung und unsere alle zwei Wochen stattfindenden Standups halfen uns dabei nicht lockerzulassen. Beim Standup wird der aktuelle Stand und Terminerreichung der Strategischen Initiativen anhand der Visualisierung in MicrosoftPlanner in einer halben Stunde über eine gemeinsame Videokonferenz vorgestellt.

Für mich habe ich festgestellt, dass die Standups helfen, die Wichtigkeit der Strategischen Initiativen nicht den aktuellen Themen des Arbeitsalltags zu sehr unterzuordnen, sie nicht aus dem Blick zu verlieren oder gar das geplante Ziel zum Sprintende in Frage zu stellen. Vom Team kann hier bei Problemen korrigierend eingegriffen werden.

Kein SI-Owner sollte und muss im Review (beim nächsten Strategiemeeting) überraschend präsentieren, dass die Meilensteine und der Zeitplan, die er und sein Team sich gesetzt hatten, an mancher Stelle nicht erreicht sind.

Das Review am Ende des Business Sprints. Mit ihm startet jeweils das Strategiemeeting. In ca. zwei Stunden stellen die SI-Owner den Status und die Ergebnisse ihrer Strategischen Initiative vor, gespiegelt mit dem definierten Zielzustand.
Und es gibt eine weitere wichtige Komponente: Das Budget! Jede SI bekommt bei der Planung ein Budget zur Verfügung gestellt, bestehend aus z.B. externen Anschaffungen/Dienstleistungen und dem voraussichtlichen Stunden-Aufwand des Teams für die SI auf Euro umgerechnet. Dies gibt uns den Überblick bezüglich Kosten, Ressourcen, Aufwand und Nutzen der Strategischen Initiativen.

Unsere positive Erfahrung: Die angesetzten, geschätzten Aufwände wurden bei uns bisher immer eingehalten oder sogar unterschritten. … dabei wird keineswegs großzügig kalkuliert, sondern um jeden Euro knallhart „gefeilscht“ und diskutiert.

Die dem Review folgende Retrospektive ist „eigentlich“ auch für zwei Stunden veranschlagt. Die Fragestellung: „Wie lief die Zusammenarbeit während des vergangenen Sprints, was können wir besser machen oder vielleicht anders?“ ist jedoch, zumindest für Unternehmensberater, fatal.  Denn: Berater diskutieren sehr gerne, hinterfragen alles und durchleuchten jede Dimension. Der Faktor Zeit war daher anfänglich ein kleines Problem für uns und es dauerte ein, zwei Sprints bis wir trainiert hatten rasch auf den Punkt zu kommen. Hier haben wir gelernt, dass Offenheit ein wichtiger Faktor für unsere Entwicklung ist.

Damit endet auch dieser Sprint und nachfolgend wird wieder motiviert mit der Planung, Freigabe und Umsetzung eines neuen Strategie-Sprints begonnen!

Was hat sich seit unserem Start als Agiles Unternehmen im Oktober 2015 bei uns in den Köpfen, in der Planung und im Ablauf gewandelt?

Wir sind eins geworden mit dem agilen Strategieprozess, routiniert und sicher im Ablauf!

Aus anfänglich manchmal endlosen und teilweise zähen Diskussionen - „von Stock zu Stöckchen“ -sind disziplinierte und zielorientierte Debatten geworden. Das ganze Team ist wesentlich entspannter und souveräner geworden. Wir wissen heute worauf es ankommt, wir planen mit vorausschauendem Blick und dank unserer gewonnenen Erfahrung effizient den nächsten Sprint mit den entsprechend SIs.

Zu Beginn hatten wir uns vielleicht zu viel vorgenommen. Heute stellen wir bei schon absehbaren eventuellen Ressourcen-Engpässen nach der Priorisierung der SIs lieber eine SI für den nächsten Sprint im Backlog zurück. Beim kommenden Strategie-Meeting wird das Backlog dann wieder mit zur Diskussion gestellt.   

Wichtig ist: Wir haben während unserer Sprints viel Spaß: Die Erarbeitung eines Themas, die Lösung eines Problems oder die Ausgestaltung einer neuen Idee in den Teams der Strategischen Initiativen, dazu unser gemeinsamer Austausch alle zwei Wochen beim Standup. Wir sind alle begeistert dabei und die beachtlichen Ergebnisse die wir erzielen, machen uns auch stolz.