Digitalisierung verändert die Kommunikation – wie verändern Sie sich?

Lösungen und die Herausforderungen bei deren Einführung

28. September 2017 Blog, Digitalisierung Matthias Gabriel


Kommunikation

Stellen Sie sich einmal vor, Sie leiten ein internationales Projektteam, befinden sich in einem virtuellen Besprechungsraum und diskutieren den Status Ihres Projekts. Um den Informationsfluss und die Bearbeitung von Dokumenten innerhalb Ihres virtuellen Projektteams so effizient wie möglich zu gestalten, können Sie auf ein Dokumenten-Management-System zurückgreifen. D.h. Sie können auf eine verbesserte Zusammenarbeit und optimierte Kommunikation (von Informationen) innerhalb Ihres Projekts bauen.

Kommunikation schafft Verbindungen und stellt deswegen eine sehr wichtige, aber auch sehr komplexe, zwischenmenschliche Verhaltensform dar. Denn was ich (Sender) meinem Gegenüber (Empfänger) mitteilen möchte (Nachricht/ Information), kann auf Grund vieler Kommunikationsebenen und -störungen verfälscht übermittelt und nur mit Hilfe eine Codierung und Decodierung entschlüsselt werden. Gerade in Zeiten der Digitalisierung, bei der analoge durch digitale Kommunikationsaspekte verdrängt wurden, ist Kommunikation nachhaltig deformiert und neue progressive Kommunikationswege und -mittel wurden hinzugefügt. Diese haben massive Implikationen auf den interpersonellen Austausch, bringen aber gleichzeitig einen Mehrwert (Effizienz, Geschwindigkeit, etc.) mit sich, wenn diese richtig angewendet werden. Doch was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Heutzutage muss Ihr Unternehmen digitale Kanäle bedienen, um mit Ihren Kunden und Interessenten in Kontakt zu bleiben und so den Anschluss an die gewünschten Zielgruppen nicht zu verlieren. Hierzu zählen Blogs, Online-Foren, Facebook, WhatsApp, Twitter, Snapchat, Unternehmenswebsite, Videos usw. Auch innerhalb Ihres Unternehmens hat eine Veränderung im Bewusstsein stattgefunden – digitaler Austausch innerhalb der Unternehmensorganisation wird von vielen MitarbeiterInnen vorausgesetzt. Digitale Kommunikation in Unternehmen steigt weiter an und das tägliche Arbeiten wird sich auf lange Sicht für immer verändern. Dadurch werden Arbeitswege flexibler und schneller, was im Umkehrschluss zu einer Zeit- und Geldersparnis führen kann. Ein zentrales Ergebnis einer Studie des Marktforschungsunternehmens Kantar Emnid im Auftrag von HIRSCHTEC [1] besagt:

„Ohne echte digitale Kommunikation wird es vor allem in Zukunft nicht mehr gehen: Schon heute halten mehr als ein Viertel der Berufstätigen in der Altersgruppe der 30- bis 39-Jährigen den digitalen Austausch für nützlicher als das persönliche Gespräch (27 Prozent).“

So kann einer Bitkom [2] Studie entnommen werden, dass bereits über die Hälfte der Unternehmen Online-Meetings und Videokonferenzen durchführen. Des Weiteren liegt der Einsatz von Handys/Smartphones bei 58%.

Doch welche Möglichkeiten der digitalen Kommunikation gibt es für Ihr Unternehmen – ein Exzerpt:

  • Dokumentenmanagement- und Enterprise Content Management Systeme (Microsoft SharePoint)
    Ermöglicht die zentrale und einheitliche Verwaltung von Dokumenten (die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort)
  • Intranet
    Unternehmensinternes (geschlossenes) Netzwerk für die Verbesserung der Kommunikation und des Informationsflusses
  • Messenger und VoIP (z.B. Skype for Business)
    Messenger und Voice over Internet Protocol schaffen die Möglichkeit über das Internet oder internetähnliche Netzwerke zu kommunizieren
  • Online-Meetings und Videokonferenzen
    Virtuelle Konferenzräume – über Video- und Audiotechnik können Teams unabhängig vom geografischen Standort zusammenarbeiten
  • Soziale Netzwerke wie z.B. Twitter, Yammer und Communote
    Soziales Netzwerk für die jeweilige Unternehmensorganisation (Raum für offene Kommunikation) – sozialer Arbeitsbereich
  • Unternehmensblog
    Elektronisches Tagebuch für Unternehmen

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Unternehmen, welche nicht auf digitale Kommunikation setzen, in Zukunft in Schwierigkeiten abdriften werden. Das weitreichende Potenzial der digitalen Kommunikation muss erkannt und im Unternehmen umgesetzt bzw. abgeschöpft werden. Da es sich hier aber nicht um einen einfachen Lichtschalter (1 und 0) handelt, muss Unternehmen bewusst sein, dass hierfür ein durchgehender und gelebter Prozess – über alle Hierarchiestufen hinweg – notwendig ist.

Nur technische Innovationen einführen reicht nicht, es muss ein begleitendes Veränderungsmanagement konzipiert und für alle MitarbeiterInnen bereitgestellt werden!

 

Es geht um 20% Technik vs. 80% Veränderung

Die richtige technische Unterstützung zur Förderung der Digitalisierung in der Kommunikation muss sorgfältig ausgewählt werden und zu den Rahmenbedingungen eines Unternehmens passen. Bei Process Consulting vertreten wir aber auch die Meinung, dass die Technik nur 20% einer gelungenen Umsetzung der neuen digitalen Möglichkeiten in der Zusammenarbeit ausmacht. Die noch fehlenden 80% liegen in der Betreuung und Förderung der Veränderungen, die mit neuer Technik einhergehen. ­­Für eine Organisation und auch für jeden Einzelnen ist es immer eine Herausforderung, sich an neue Arbeitsmethoden zu gewöhnen. Es gibt Vorbehalte und Hemmschwellen, alte Verhaltensweisen abzulegen. So muss sich mit der Technik auch die Kultur der neuen Zeit anpassen. Z.B. kann eine Dokumentenmanagementplattform zur Förderung der Transparenz nur ihre volle Wirkung entfalten, wenn nicht eine Unternehmenskultur vorherrscht, bei der sich Kollegen nicht wohl dabei fühlen, ihre Ergebnisse mit allen zu teilen. Erst die gemeinsame Umsetzung von Digitalisierung und Veränderung schafft ein Umfeld, in dem die Potenziale voll ausgeschöpft werden können.

Use Case: Einführung einer Plattform zum Dokumentenmanagement

In unserem Beispiel betrachten wir ein mittelgroßes Unternehmen (Dienstleistungsbranche) mit ca. 400 Mitarbeitern und deren Arbeit sich intern mit einem hohen Projektanteil darstellt. Innerhalb der Projekte und den internen Prozessen ist das Dokumentenmanagement als Potenzialthema identifiziert worden.

Der erste Schritt zur Veränderung ist immer die Entscheidung, dass sich etwas verändern muss. Als nächstes sollten Sie die Dringlichkeit der Veränderung aufzeigen. Dies ist notwendig, um den Grundstein für die Veränderungsbereitschaft zu legen. Hierzu bietet sich als Methode das „Story Telling“ an. Um die Geschichte zu entwickeln empfiehlt es sich in die Diskussion mit Mitarbeitern und Führungskräften einzusteigen. Fragen Sie, welche externen Einflüssen die Veränderung notwendig machen, welche Vorteile sich die Kollegen daraus versprechen und wie sich neue Technik auf Effizienz und Struktur auswirken können. Aus der Diskussion können Sie ein starkes Argumentationsportfolio aufbauen und breit in die Organisation kommunizieren. So holen Sie alle ab und geben Zeit, sich mit den anstehenden Veränderungen schon im Vorfeld auseinander zu setzen.

„Als Dienstleistungsunternehmen ist man mit starkem Wettbewerbsdruck konfrontiert. Aus den Gesprächen geht hervor, dass gerade aufgrund fehlender Transparenz Informationen nicht überall ankommen, so dass Doppelungen entstehen und Innovationen eingeschränkt werden. Es braucht Mechanismen, die betroffene Abteilungen über Aktualisierungen informieren und Raum für Feedback und kreativen Austausch bieten. Mit neuen Tools sollen die Mitarbeiter befähigt werden, stärker an den Entwicklungen im Unternehmen teilzuhaben.“

Nachdem der Organisation nun bekannt ist, dass etwas passieren muss, ist die nächste Frage was passieren soll. Hierfür müssen drei Dinge umgesetzt werden. Schaffen Sie sich eine schlagkräftige Koalition innerhalb des Unternehmens, treffen Sie die Technologieentscheidungen und entwickeln Sie gemeinsam eine Vision und Strategie. Ihre Koalition sollte aus Personen bestehen, die zum einen die klare Unterstützung der Unternehmensführung ausdrücken und zum anderen als Multiplikatoren im Unternehmen fungieren können, heißt, sie genießen hohes Ansehen und haben eine hohe Bereitschaft neue Wege zu gehen.

„Die GF versammelt erfahrene Projektleiter und verschiedene Kollegen aus einzelnen Abteilungen, um gemeinsam in die Tool-Auswahl zu gehen. Auf Basis der einzelnen Anforderungen wird eine Plattformlösung ausgewählt, die klare Berechtigungsstrukturen und ein gemeinsames Bearbeiten von versionierten Dokumenten ermöglicht. Die Vision ist eine zentrale Verwaltung aller Dokumente im Unternehmen, in der jeder die Möglichkeit hat, für sich relevante Informationen aktiv zu suchen. Als Umsetzungsstrategie werden ein Pilot und die sukzessive Ausweitung auf alle Bereiche gewählt.“

Damit im nächsten Schritt mit der Umsetzung der Veränderungen begonnen werden kann, ist es notwendig das Umfeld der Veränderung und die handelnden Personen zu analysieren. Identifizieren Sie die Strukturen, die betroffen sind und überlegen Sie sich, mit welchen Widerständen zu rechnen ist. Die Analyse sollte immer die kognitiven, aber auch die emotionalen Einflüsse beachten, welche das Handeln jedes Einzelnen bestimmen. Auf Basis dieser Erkenntnisse werden Maßnahmen entwickelt, um die jeweiligen Gruppen angemessen einzubeziehen.

„Die unterschiedlichen Stakeholder unterteilen sich in Gruppen nach Abteilung, Prozess und Hierarchieebene. Zur Stärkung der Akzeptanz wird das Büro der GF als Pilotabteilung ausgewählt, um eine Unterstützung der Unternehmensführung zu signalisieren. Mit der Einführung des Tools werden die ersten Ergebnisse auf Veranstaltungen präsentiert und zur Erstellung von Schulungen und Anleitungen verwendet. Auf Basis von Feedback und den eigenen Erfahrungen werden die Maßnahmen für einzelne Stakeholder laufend den Bedürfnissen angepasst.“

Nachdem alle Vorbereitungen getroffen sind, wird mit der Umsetzung begonnen. Achten Sie darauf, kurzfristige Erfolge zu feiern und in das Unternehmen zu kommunizieren. Hierfür werden kleine und erreichbare Ziele festgelegt, welche entlang des angestrebten Veränderungsweges liegen. Nutzen Sie diese Meilensteine um die Veränderung weiter zu treiben. Halten Sie Ausschau nach Unternehmensteilen, die gerne mitmachen möchten. Durch die kontinuierliche Betreuung und Begleitung setzen sich die neuen Arbeitsweisen immer weiter durch und hinterlassen Spuren in der gesamten Organisationskultur.

„Erste Dialoge und Ideen, die über die Plattform entstehen, werden durch die GF öffentlich gewürdigt. Zu erreichten Meilensteinen des Pilotbereiches werden Veranstaltungen durchgeführt, in denen die Arbeitsweise vorgestellt und diskutiert wird. Weitere Projektteams und Bereiche steigen mit ein und teilen Informationen untereinander.“

Die größten Einflussfaktoren auf die Bereitschaft der einzelnen Mitglieder einer Organisation sich an Veränderungen anzupassen sind: Die Unterstützung durch die Unternehmensführung, die Wahrnehmung von Hilfe bei der Umsetzung und die Einbeziehung von Bereichen und Individuen in den Veränderungsprozess.

Über eine konsequente Begleitung der Veränderungen können Sie die Umstellung auf neue Technologien meistern und die Chancen einer fortschreitenden Digitalisierung gewinnbringend umsetzen. So, dass irgendwann das gesamte Unternehmen Informationen über Plattformen teilt und die Zusammenarbeit in virtuellen Teams zur Routine geworden ist.


[1] Quelle: http://hirschtec.eu/wp-content/uploads/2017/06/hirschtec.eu-hirschtec_studie-2017_digitale-kommunikation-in-unternehmen.pdf

[2] Quelle: Bitkom Research