Agiles Projektmanagement im traditionellen Branchenumfeld

Besonderheiten in der Einführung und Umsetzung

05. April 2019 Blog, Neue Organisation, Digitalisierung, Agiles Management Tore Gersch


‚Agilitäts-Mythen‘ in traditionellen Branchen

Vor einigen Jahren vielleicht noch als Buzzword im Rahmen von Digitalisierung und Industrie 4.0 abgetan, ist agiles Projektmanagement heute in zahlreichen Branchen nicht mehr weg zu denken und dient als Enabler für die moderne Projektabwicklung und schnelle, kundenzentrierte Produktentwicklung.

Ursprünglich aus der Softwareentwicklung kommend, entdecken immer mehr Unternehmen und ganze Branchen die Vorzüge des agilen Projektmanagements. Der Ansatz ermöglicht, auf volatile Märkte zu reagieren, schnell und gezielt Kundenbedürfnisse zu befriedigen (Time-to-Market) und, nicht zuletzt, die Ansprüche der Arbeitnehmer an ein modernes Arbeitsumfeld zu befriedigen. Dies trifft zunehmend auch auf Unternehmen zu, die in Branchen tätig sind, die gemeinhin als traditionell bzw. konservativ gelten. Unternehmen der Baubranche, beispielsweise, reagieren mit Agile Design Management auf die Erfordernisse von mehr Flexibilität und Kreativität. Agile Engineering ist ein Ansatz, mit dem Maschinenbau-Unternehmen beginnen, sich vom ‚typischen Wasserfallmodell‘ der Projektabwicklung abzuwenden.

Doch trotz vieler Erfolgsgeschichten scheuen viele klassisch orientierte Unternehmen noch immer den Weg in die agile Projektabwicklung. Dies liegt häufig an existierenden ‚Agilitäts-Mythen‘: Agilität ist nicht planbar und eignet sich nur für kleine (Entwickler-)Teams! Agilität ist chaotisch und hat keine Regeln oder Struktur! Agilität ist intransparent durch fehlende Dokumentation! Dinge, die vielen Managern in konservativen Unternehmen, häufig geprägt durch einen direktiven Führungsstil, eine hierarchische Aufbauorganisation und klar definierte Reportingstrukturen, den Angstschweiß auf die Stirn treiben. Über Jahrzehnte wurde vor allem in diesen Branchen versucht, Weisungsbefugnisse zu optimieren und Projektabläufe von Start- bis Abschlussphase im Detail darzustellen – nun sollen Eigenverantwortung und Flexibilität den Projekterfolg sichern?

Klare Definition der Projektrollen und ein projektspezifisches Vorgehensmodell

Bei der Einführung von agilem Projektmanagement stellen die neuen, spezifischen Projektrollen eine besondere Herausforderung für das Projektteam und die Entscheidungsträger dar. Besonders der Wegfall der Projektleiterrolle und der damit verbundene Wechsel vom gewohnten ‚Befehl und Gehorsam‘ zur Eigenverantwortung der Projektteammitglieder steht in starkem Widerspruch zum altbekannten Hierarchieverständnis. Die Abkehr von der etablierten, an die Hierarche angelehnte Entscheidungsfindung hinzu eigenverantwortlichen Problemlösungen, kann für klassisch orientierte Unternehmen eine anfangs schwer zu akzeptierende Neuerung sein. Hier gilt es, durch eine klare Definition der Projektrollen erforderliche Projektabläufe sicher zu stellen. Die kontinuierliche Begleitung durch einen externen Coach, der mit Erfahrungswerten unterstützt, Adhoc Fragestellungen beantwortet und als Sparrings-Partner qualitativ hochwertige Lösungen sicherstellt, gibt sowohl den Teammitgliedern als auch Entscheidungsträgern die nötige Sicherheit im ungewohnten Umfeld.

Agiles Projektmanagement nutzt kurzzyklische, zeitlich klar begrenzte (time-boxed) Standup-Meetings. Auf Grund der in klassischen Branchen vorherrschenden langfristig angelegten Planungs- und Reportingstruktur werden diese Meetings von außenstehenden Führungskräften häufig als ‚Zeitverschwendung‘ wahrgenommen. Dies ist jedoch ein Irrtum in Anbetracht oft langandauernder und teileweise ausufernder Projektmeetings im traditionellen Projektmanagement. Projektteammitgliedern, die erstmalig derart gezielt über Fortschritte und Hindernisse innerhalb des Projektes reden, empfinden diese Art von Kommunikation zudem schnell als ‚kontrolliert werden‘. Um diesen Irrtum schon vor Projektstart zu beseitigen, müssen der eigentliche Nutzen, die Zeitersparnis und der Qualitätsgewinn dieses effizienten und auf schnelle Problemlösungen fokussierten Kommunikations-Tools, herausgestellt und für alle Beteiligten sichtbar gemacht werden. Ein intensiver Know how-Transfer, nicht nur beim Projektteam, sondern bei allen relevanten Stakeholdern, ebnet hier den Weg zum Projekterfolg.

Ein weiterer Grund für die Zurückhaltung von konservativen Unternehmen agiles Projektmanagement einzuführen ist die Annahme, agiles Projektmanagement würde keine Struktur bieten. Um mit diesem Vorurteil aufzuräumen, sollte unter Berücksichtigung der Ansprüche sämtlicher Stakeholder gemeinsam ein passgenaues und individualisiertes Projektmanagement aufgesetzt werden. Das führende agile Projektmanagement um Elemente der ‚klassischen Vorgehensweise‘ zu ergänzen (Hybrid-Modelle) kann helfen, Vorurteile zu eliminieren, eine hohe Identifikation der Beteiligten mit dem Vorgehen aufzubauen und eine Überforderung des Projektteams zu verhindern.

Vorreiter in konservativen Branchen durch agile Grundsätze!

Agiles Projektmanagement, richtig individualisiert und initiiert, konsequent umgesetzt und kontinuierlich begleitet, bietet die Chance, Projekte transparenter, kosteneffizienter und qualitativ hochwertiger abzuwickeln und somit erfolgreicher zu machen. Um agiles Projektmanagement erfolgreich in konservativen Unternehmen einzuführen und nachhaltig zu verankern, reicht die Fokussierung auf den methodischen Ansatz jedoch nicht aus. Es bedarf dem Mut der Entscheidungsträger langjährig eingesetzte Methoden in Frage zu stellen und eine neue, zeitgemäße Arbeits- und Führungsweise, die veränderte Werte, Rollen und Verantwortlichkeiten beinhaltet, zu verinnerlichen. Den Unternehmen, denen es gelingt, auch bei Wiederständen nicht in alte Denkmuster zu verfallen und stattdessen die positiven agilen Grundsätze in die Linienorganisation zu übertragen und ihr Unternehmen flexibel und robust aufzustellen, bietet sich die Möglichkeit, Vorreiter in ihren vermeintlich konservativen Branchen zu sein.