Agiles Management: Was ist zum Start zu tun?

30. Juli 2015 Agiles Management Alexandra Gerdes und Katharina Meiler


Welche Schritte sind für ein agiles Vorgehen notwendig? Neben einer thematisch geprägten Analyse wird initial ein „flexibler Rahmen“ abgesteckt, in dem sich die agile Strategieumsetzung künftig bewegen soll, dessen Vorgaben bei Veränderungen der Umstände adaptiert werden können. Worauf es bei diesem Rahmen ankommt, soll im Folgenden verdeutlicht werden.

Fragen Sie sich …

WER?

Bilden Sie ein Strategieteam

Das Strategieteam ist ein aus unterschiedlichsten Fachbereichen zusammengesetztes Team von Führungskräften und ausgewählten Fachexperten. Hier zeigt sich bereits die erste agile Hürde: Wer muss im Strategieteam vertreten sein? Sollte jeder Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich bei der Unternehmensvision und -umsetzung mit einzubringen und wenn ja, wie? Die optimale Antwort auf solche Fragen ist stark von bestehender Unternehmenskultur und -situation abhängig. Wichtig ist, dass alle wesentlichen Kernbereiche vertreten sind und ein möglichst heterogenes Team entsteht, um Kreativität und Akzeptanz zu fördern.

Definieren Sie, wer bei der Umsetzung einer Strategischen Initiative mitwirken soll

Zu Beginn eines jeden Umsetzungsintervalls (genannt Sprint) sind alle notwendigen Ressourcen abzuschätzen. Was vermeintlich einfach klingt, ist oftmals eine besondere Herausforderung, da das tatsächliche Arbeitspensum je Sprint stark variiert. Außerdem sollten weitere Faktoren für die Teamauswahl definiert werden: Werden Mitarbeiter top-down verpflichtet oder wird eine freiwillige Beteiligung erwartet? Gibt es Anreizsysteme und wie wird Arbeitszeit durch „Strategiezeit“ eingeschränkt? Diese Aspekte und mögliche kapazitative Beschränkungen gilt es vorab zu klären.

Wählen Sie einen Moderator & einen Strategieprozessverantwortlichen

Eine zentrale Rolle entfällt auf den Moderator, der das Strategieteam insbesondere während des Strategiemeetings betreut, Denkanstöße und methodische Expertise beisteuert und als Mediator zur Regeleinhaltung mahnt. Ein externer Moderator kann dabei sowohl inhaltlichen, als auch methodischen Mehrwert bringen und den kulturellen Transformationsprozess unterstützen. Zudem wird ein  Verantwortlicher aus dem Strategieteam definiert, welcher den Prozess insbesondere auch während der Vor- und Nachbereitung sowie Umsetzung des Strategiemeetings plant und steuert.

WAS?

Benennen Sie wichtige Messgrößen, Daten und Methoden

Die Strategy Map ist als bildhafte Darstellung von Unternehmenszielen ein wesentlicher Baustein im Prozess. Noch bevor diese inhaltlich ausgearbeitet wird, sollten bereits erste Vorlagen erarbeitet und relevante Messgrößen für die Priorisierung und Erfolgsmessung der Strategischen Initiativen ausgewählt werden. Basis dafür ist eine klare Zieldefinition. Je nach Initiative kann die Erfolgsmessung einfach und eindeutig (z.B. ROI mindestens 8%), aber auch schwieriger zu quantifizieren sein (z.B. Kundenwahrnehmung). Deshalb muss zur Messung ein geeignetes Maß an Detaillierung und zielorientiertem Pragmatismus gefunden werden. Nicht zuletzt empfiehlt es sich, eine erste Auswahl an nutzbaren Methoden und Werkzeugen zu treffen (z.B. Innovationstechniken, Projektmanagementtools, etc.).

WIE?

Bestimmen Sie, wie Sie ihre Ziele erreichen

Bevor ein agiles Vorgehen implementiert wird, sollten grundsätzliche Werte und Regeln abgestimmt werden, die dauerhaft überprüft und ergänzt werden. Ein solcher Verhaltenscodex hilft dem Strategieteam, ein fruchtbares Diskussionsklima zu schaffen. Eskalationsregelungen oder einzelne Vetorechte sind zwar darstellbar, sollten jedoch die Ausnahme sein. Mögliche Regeln für das Strategieteam könnten zum Beispiel so lauten:

·        „Wir entscheiden im Konsens, welche Initiative verfolgt wird und stehen gemeinsam dafür ein“

·        „Jeder Strategischen Initiative ist ein Verantwortlicher aus dem Strategieteam zugeordnet“

·        „Eine Strategische Initiative zahlt auf mindestens ein strategisches Ziel ein“ usw.

Neben Werten und Regeln sind die wesentlichen Abläufe für das Strategiemeeting zu definieren. Obwohl sich die Abläufe mit der Zeit automatisch schärfen ist eine initiale Strukturvorgabe sinnvoll.

 

WANN?

 Definieren Sie Zeiten, Dauer und Umfang

Es sollte mindestens zwei Sprints pro Jahr geben um agile Vorteile wie Flexibilität und schnelle Handlungsfähigkeit entsprechend zu nutzen. Während der Sprints sind ergänzende Standup-Meetings mit höherer Frequenz sinnvoll, in denen über den Fortschritt und Schwierigkeiten bei den Strategischen Initiativen berichtet wird. Derartige Zwischen-Meetings tragen zu kontinuierlicher Ergebnisüberprüfung, Transparenz und Mitarbeiterpartizipation bei und helfen bei der Einschätzung des „bewältigbaren“ Arbeitspensums.

 

WARUM?

Nehmen Sie ihre Mitarbeiter mit

Die Kommunikation und das „Sichtbarmachen“ sind manchmal vernachlässigte Aspekte im Alltag, die allerdings für eine nachhaltige Verankerung und das richtige Verständnis der Unternehmensvision in alle Bereiche hinein unabdingbar sind. Die persönlichen und medialen Möglichkeiten (z.B. Saxonia eteoBoard) dafür sind zahlreich.

Process Consulting unterstützt Sie sehr gerne beim Aufsetzen eines agilen Strategieprozesses, sei es für einzelne Bereiche oder ein gesamtes Unternehmen. Sprechen Sie uns unverbindlich an, wir geben Ihnen gerne weitere Informationen.